Bruce Tuckman: als een team beter samenwerken in de digitale wereld

Bruce Tuckman

In de vorige blog ging Fambizz-partner Skopos in op het verschil tussen digitaal en fysiek werken. In deze bijdrage zoomen ze meer in op hoe bedrijven beter digitaal kunnen samenwerken, aan de hand van de vijf teamontwikkelingsstadia van Bruce Tuckman.

Het advies is om, als het even kan, de eerste kennismaking fysiek plaats te laten vinden. Dus op locatie. Van belang is om een basis te creëren van waaruit kan worden doorgebouwd. Dit kan echter niet altijd, als gevolg van de coronamaatregelen, maar ook omdat mensen op verschillende locaties actief zijn. De welbekende ‘kick-off’ die altijd het begin van een project aankondigt, moet dan digitaal plaatsvinden. Hoe zorgen we ervoor dat deze kick-off ook rendement oplevert?

Bruce Tuckman I: Forming

Doel van een kick-off is informeren en kennismaken. In feite zijn dit de eerste stappen in het teambuildingsproces. Meestal samengevat met de termen forming, storming, norming en performing (Bruce Tuckman, 1965). De teamleden krijgen veel informatie te verwerken en een enkeling krijgt het voor elkaar om ook een vraag te stellen. Het gros van de teamleden is echter vooral bezig om ‘bij’ te blijven. Het echte kennismaken gaat nu via het scherm. Het risico hierbij is dat we niet zien dat er projectleden zijn die afhaken of tegensputteren.

Om dit te ondervangen, is het voorbereiden van een kick-off key. De werkgroepleden krijgen voorafgaand aan de kick-off de presentatie toegestuurd en worden tijdig geïnformeerd over wat er van hen wordt verwacht. Dit beperkt de hoeveelheid nieuwe informatie tijdens de kick-off.

Voor de kick-off plaatsvindt, beschrijven de teamleden hun verwachtingen, welke risico’s ze zien en wat hun ervaring is met dit soort projecten. Iedereen levert dit, per project- of teamlid, aan op een sheet. Tijdens de kick-off worden deze sheets besproken. Naast informeren, wordt de kick-off bovenal gebruikt voor kennismaking en teamvorming. Interactie is hierbij van groot belang: probeer te voorkomen dat weerstanden onzichtbaar blijven. Een mogelijk resultaat hiervan is dat de groepsindeling wordt aangepast of dat de planning wat wordt bijgesteld.

Kick-off

Tijdens de kick-off vindt er een inventarisatie van de risico’s plaats. Belangrijk is om de resultaten van de kick-off snel, bij voorkeur de volgende dag al, per mail toe te sturen. Liefst met een groepsfoto op de bedrijfswebsite en een eerste nieuwsbrief. Dit draagt allemaal bij aan het creëren van een teamgevoel.

Nadat er overeenstemming is over de planning, worden de werkgroepen ingepland. Van belang is dat alle teamleden huiswerk meekrijgen tijdens de kick-off. Dit om te voorkomen dat teams of projectgroepen volledig blanco aan de start staan en met vragende ogen naar elkaar gaan zitten kijken. Dit kunnen simpele opdrachten zijn: neem het projectplan door, zoek de aanwezige documenten bij elkaar, formuleer doelstellingen en pijnpunten, etc. Dit helpt allemaal om het team of het project op gang te krijgen.

Na de kick-off wordt er meestal verder gewerkt in werkgroepen én worden er een projectteam en een stuurgroep gevormd. Drie samenwerkingsverbanden, met ieder hun eigen dynamiek en vergaderfrequenties.

Werkgroepen

De werkgroep bestaat uit een voorzitter, enkele key users en wordt bijgestaan door een consultant met op de achtergrond een projectleider. Het is niet evident dat medewerkers gewend zijn om als een team samen te werken of dat ze elkaar überhaupt kennen. De consultant is in ieder geval de vreemde eend in de bijt. Hoe kun je hier als werkgroep het beste mee omgaan? Wie is verantwoordelijk voor het teambuildingsproces?

De kans is groot dat medewerkers elkaar wel makkelijk weten te vinden, maar dat ze de consultant er pas bij betrekken als ze er niet meer uitkomen. Het zal dus langer duren voordat de consultant onderdeel uitmaakt van het team. Wat kan de consultant doen om dit proces te versnellen? Het beste is om een communicatiestructuur op te zetten, om elkaar zo op de hoogte te houden van vragen en vorderingen. Daarnaast is het de taak van de consultant om regelmatig en actief navraag te doen over hoe de zaken ervoor staan. Hij of zij moet betrokkenheid tonen en toegankelijk zijn. Op die manier wordt laagdrempeligheid gecreëerd en maakt hij of zij snel onderdeel uit van het team.

Het is ook van belang dat de werkgroepen elkaar onderling weten te vinden. Dit kan gefaciliteerd worden door middel van een projectwebsite, maar moet vooral ook gestimuleerd worden door de interne projectleider en -eigenaar. Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat voorzitters van werkgroepen elkaar opzoeken. Zeker niet als ze niet gezamenlijk op kantoor aanwezig zijn. Er moet actief een communicatielijn worden opgezet.

Het projectteam

Het projectteam is verantwoordelijk voor de aansturing. Het projectteam vergadert meestal wekelijks en heeft onderling veel telefonisch contact en via de e-mail. Van belang is dat er een common interest ontstaat. Een gevoel van ‘we gaan dit varkentje samen wassen’. En net als bij voetbal helpen resultaten hierbij. Boekt de werkgroep voortgang? Dan heeft dit een positief effect op de sfeer. Van belang is  om deze voortgang te communiceren en hierbij in stapjes te denken. Op deze manier valt de voortgang beter te registreren en ontstaat er vertrouwen binnen het team. Dit draagt bij aan het forming-proces van het projectteam.

De stuurgroep

De leden van de stuurgroep worden geïnformeerd bij afwijkingen ten opzichte van het plan en hebben meestal niet een hoge vergaderfrequentie. Onderling contact gaat via e-mails en bellen. Vaak zijn de leden van de stuurgroep al tijdens het salesproces met elkaar begonnen om een team te vormen. Het is belangrijk om alert te blijven op wijzigingen en aanvullingen op de stuurgroep met nieuwe leden. Deze nieuwe leden springen immers op een rijdende trein.

Bruce Tuckman II: Storming

Nadat de projectorganisatie is opgezet kan het project beginnen. Er zijn altijd misverstanden en irritaties aan het begin van een project. In een digitale setting leidt dit snel tot veel mails heen en weer. Het liefst met een kopie naar de vele leidinggevenden.

Beter is om een andere vorm van communicatie te kiezen die we snel verwaarlozen in een digitale setting: simpelweg een videogesprek, of even bellen. Pak die telefoon, ‘een beller is sneller’. Als je belt, kun je een stuk meer overbrengen dan via een mailtje. Het is eenzijdige communicatie versus tweezijdige en interactieve communicatie.

Zaken als context, het belang en aanwezige gevoelens worden veel duidelijker overgebracht in een gesprek in plaats van via een e-mail of WhatsApp-bericht. Ja, bellen kost iets meer tijd, maar is een stuk effectiever en helpt ook binnen het groepsproces. Sommige teamleden voelen zich niet altijd op hun gemak om in een groep iets te roepen of om toe te geven dat ze iets niet snappen. Een een-op-een-gesprek kan voorkomen dat een teamlid afhaakt of dat belangrijke informatie achterwege blijft. En het is tegenwoordig op bijna iedere smartphone mogelijk om met meerdere mensen tegelijk te bellen.

Bruce Tuckman III: Norming

Ben helder over verwachtingen en het nakomen van afspraken. Het onderdeel ‘normen’ dus. Wat zien we als ‘normaal’ binnen dit digitale team? Ook belangrijk: wie bepaalt die normen? De projectleider, de teamleider, de senior consultant of juist de projecteigenaar? Het is belangrijk om dit duidelijk af te spreken. Een paar simpele huisregels zijn onmisbaar, maar vaak ook erg gebonden aan de bedrijfscultuur, soms zelfs per afdeling.

Een ander onderdeel van het normenproces is het geven van feedback. Hier zijn we online (nog) niet zo goed in. Doen we dat in het ‘normale leven’ al bijna niet, dan lijkt daar binnen het digitaal samenwerken al helemaal geen tijd voor, of willen we vooral niet moeilijk doen. Je zit meestal in een groep: dan kraak je liever niet iemand af, zeker niet waar iedereen bij is. Wat betekent dat je dit op een ander moment moet doen. Probeer tussentijds evaluaties en een-op-een-gesprekken in te plannen. Dit voorkomt doorsudderende problemen.

Bruce Tuckman IV: Performing

Uiteindelijk gaan werkgroepen, projecten en teams presteren: performen dus. Wanneer er belangrijke mijlpalen worden behaald, moet dat wel worden gevierd. Belangrijk, want meestal hollen we maar door. Neem de tijd om kleine succesjes te vieren, met een kort samenzijn. Ook dat kan online. Een aardigheidje is leuk, maar ook een vermelding in een nieuwsbrief of op het intranet versterkt het teamgevoel verder.

Nog enkele simpele tips m.b.t. digitaal communiceren

  1. Iets wat we onderschatten en simpelweg moeten leren, is om te communiceren via videofuncties. Dat begint al met goed in de camera kijken. Dit is best wel lastig: je ziet iemand op een scherm, maar de camera zit 15 centimeter hoger gemonteerd. Probeer in ieder geval te voorkomen dat je te veel naar beneden kijkt wanneer meeschrijft. Een gesprek opnemen is een praktische oplossing. En geef elkaar feedback wanneer zaken er, al is het maar gevoelsmatig, raar uitzien.
  2. Daarnaast blijkt de wifi vaak wel geschikt voor videobellen, maar op het moment dat we grote bestanden gaan delen, wordt dit al een stuk lastiger. Een investering in betere wifi is geen overbodige luxe.
  3. Hanteer protocollen tijdens digitale meetings. Het risico is anders dat er veel door elkaar wordt gepraat.
  4. In het geval van grote groepen is het handig om een gespreksleider en een facilitator aan te wijzen. De facilitator houdt in de gaten of er opmerkingen zijn en of er handen worden opgestoken. Ook even op ‘mute’ klikken, als je niet aan het woord bent, vergroot de gesprekskwaliteit.
  5. De voorbereiding op de meeting is ook essentieel. Zorg ervoor dat er een agenda is, dat alle relevante informatie is gedeeld, etc. Dat voorkomt allerlei misverstanden en is eigenlijk al standaard bij fysieke bijeenkomsten. Bij een digitale meeting zijn gesprekken echter nóg lastiger om bij te sturen.
  6. Spreek af wie de resultaten van de meeting gaat verwerken.
  7. Spreek af wie de timemanager van de meeting is.

We hopen dat onze bijdrage, aan de hand van de ontwikkelingsstadia van Bruce Tuckman, je wat helpt om een digitaal team nog beter aan te sturen of om deel te nemen aan een digitaal team!

Blijf op de hoogte met onze maandelijkse nieuwsbrief