Businesssoftware-transformatie mooi moment voor verkennen opvolging

Projecten rondom businesssoftware reiken ver

Of we het nu hebben over de selectie en implementatie van een ERP-systeem of van PLM-software: het zijn allemaal ingewikkelde projecten, die een fikse impact hebben op de organisatie van en werkwijze binnen het familiebedrijf. Iets wat dus niet alleen de zittende DGA raakt, maar ook de generatie die hem of haar opvolgt.

In het blauwdruktraject, dat aan de selectie en implementatie van de meest geschikte businesssoftware voorafgaat, is het daarom cruciaal om de volgende generatie erbij te betrekken. Senior consultant Jasper Plantinga: “In zo’n blauwdruktraject breng je namelijk niet alleen het heden in kaart, maar kijken we ook naar de toekomst. ‘Hoe willen we gáán werken?’ Zo ontstaat er ook een gesprek over koers en strategie. Immers: we gaan nu opschrijven hoe het bedrijf er de komende tien jaar uit gaat zien. En dan is pa of ma vaak niet meer in dezelfde hoedanigheid actief binnen het familiebedrijf.”

Generatiekloof én IT-kloof

Gerrit Vixseboxse, oprichter en eigenaar van Skopos, beaamt dat het traject waar het familiebedrijf met Skopos instapt voor bijvoorbeeld ERP-software een mooie gelegenheid biedt om ook de generatieovergang te adresseren. Zeker omdat de jongere generatie anders met ICT omgaat dan de vijftigers en zestigers.

Vixseboxse: “Tussen het moment dat de zittende generatie aan het roer kwam en nu de opvolgende generatie het stokje overneemt, heeft ICT een gigantische vlucht genomen. Bij de huidige DGA is ICT vaak meer iets dat het bedrijf ondersteunt, terwijl voor de ‘Generatie Y’ ICT veel minder abstract is en een duidelijke toegevoegde waarde heeft.”

In die zin is de huidige generatieovergang ook een overbrugging van de ICT-kloof. Vixseboxse: “In het traject naar nieuwe businesssoftware kan de oudere generatie goed uitleggen hoe het bedrijf altijd gewerkt heeft, wat de kernwaarden zijn en hoe de processen lopen. Omgekeerd kan de jonge generatie weer uitleggen hoe ICT concreet kan faciliteren in de bedrijfsvoering en strategie. Zo worden het verleden en de toekomst mooi met elkaar verbonden.”

Een groter afbreukrisico

Met de ouder als eindverantwoordelijke en het kind als projectverantwoordelijke valt een businesssoftware-traject prima in te regelen binnen het familiebedrijf. Aan de andere kant; als het traject toch ingewikkelder blijkt dan vooraf werd verwacht en daardoor langer duurt en hogere kosten met zich meebrengt, hoe beïnvloedt dit dan de positie van de potentiële opvolger? Plantinga: “Er zit een zeker afbreukrisico in, hoewel junior hier vaak helemaal niets aan kan doen.” Juist daarom is het doorlopen van de selectie en implementatie van businesssoftware met een onafhankelijke deskundige een verstandig besluit. “Het risico van een – deels – mislukt project is aanzienlijk kleiner, en eventuele problemen stralen niet af op de komende generatie.”

Andere stijlen bij transitie

Externe expertise biedt daarnaast een mooi inzicht in de stijlen van overdragers en opvolgers, ziet Vixseboxse. “Binnen het familiebedrijf zie je vaak veel aandacht voor kernwaarden, draagvlak, kostenbewustzijn en ‘samen de schouders eronder’. In softwareprojecten heb je juist eerst goede analytici nodig, en daarna heel strakke projectleiders. Deze soorten mensen zijn soms niet voldoende aanwezig binnen het bedrijf.” De stijlen die de externe partij meebrengt zijn enerzijds verfrissend, maar kunnen ook wrijving opleveren. Dit inzicht in stijlen en persoonlijkheden is niet alleen noodzakelijk in bijvoorbeeld een ERP-project, maar ook erg nuttig in de gehele transitie van het familiebedrijf.

Het is daarom dat de consultants van Skopos, op het moment dat ze binnen een familiebedrijf met een businesssoftware-traject aan de slag gaan, soms een kanttekening moeten plaatsen. Vixseboxse: “Dan geven we aan dat we misschien dingen gaan doen die ze zelf lastig vinden. Dat ze wellicht zullen denken ‘goh, wat zijn ze hard’. Maar dat is simpelweg nodig, om dit soort trajecten vlot te trekken.” Zonder de cultuur van het familiebedrijf om zeep te helpen natuurlijk, want dat is juist hun grootste kracht.

Informele organisatie net zo belangrijk

Binnen die familiebedrijvencultuur – weten Plantinga en Vixseboxse – is de verborgen, meer informele organisatie, misschien wel net zo belangrijk als de formele structuur. Plantinga: “Betrek je die informele organisatie niet bij het traject, dan loop je tijdens de implementatie op een gegeven moment tegen een onzichtbare muur op. En ook daarom is het goed om de opvolgende generatie bij het traject te betrekken. Die weet dat die ene medewerker van de administratie iedere donderdag snookert met pa, of samen met familieleden bij de lokale vrijwillige brandweer zit. En dat je die dus moet betrekken bij het implementatietraject.”

En dat loyale karakter waar het eerder over hadden? Daar kan Skopos over meepraten. Met name doordat zij die familiebedrijvencultuur zo goed begrijpen, gaan sommige relaties decennia terug. Plantinga: “Er zijn bedrijven waar we twintig jaar geleden een implementatie doorgevoerd hebben en waar we dat nu weer doen. Samen zetten we dus die volgende stap.”