‘Een bestaand IT-systeem vervangen is net een openhartoperatie’

“Bij Vepo Cheese werkten ze met een eigen gebouwd systeem dat nog goed functioneerde, maar dat voor de organisatie ook risico’s opleverde”, vertelt Jan-Willem Ruessink, senior adviseur bij Skopos. “Want kun je zo’n systeem blijven onderhouden? En wat als een van de IT’ers zou uitvallen? Alle kennis over het systeem zat namelijk in hun hoofden – er stond niets op papier. Herautomatisering was nodig om deze risico’s in te perken, maar ook om klaar te zijn voor de toekomst. Vepo Cheese groeit sterk en om die groei vol te kunnen houden, zijn de juiste systemen nodig. Bovendien wordt het bestaande systeem, geschreven in Foxpro, al jaren niet meer ondersteund door Microsoft. Maar: een oud systeem vervangen waarin ERP, WMS en MES zijn verweven, is net een openhartoperatie – het heeft enorm veel impact en is bijzonder complex. Goede begeleiding is daarom essentieel.”

Vepo wilde herautomatiseren

Ed Brouwer, Managing Director bij Vepo Cheese: “We wilden inderdaad herautomatiseren, iets waar we op deze schaal zelf geen ervaring mee hadden. Daarom zochten we een partij mét ervaring om ons hierin te begeleiden. Er is immers zoveel te koop… wat is de juiste keuze? En hoe pak je zo’n project überhaupt aan? Een relatie wees ons op Skopos en de indruk was meteen goed. Bij Skopos werken mensen met kennis van zaken die al veel vlieguren hebben gemaakt. Deze senioriteit gaf voor ons mede de doorslag. Daarbij moet ik nog wel zeggen dat we een eigen IT-afdeling hebben die niet alleen veel kennis van de techniek, maar ook van bedrijfsprocessen heeft.  Zij bewijzen in dit transitieproces hun duidelijke meerwaarde. Het is denk ik soms ook lastig voor hen: zij hebben in 25 jaar een heel mooi werkend ERP/WMS/MES-systeem ontwikkeld en moeten nu zelf bijdragen aan het afscheid nemen hiervan. Dat vraagt om het vermogen om los te kunnen laten. Naar mijn mening kunnen én doen ze dat. Dat is knap.” 

Een blauwdruk maken

“We zijn gestart met het maken van een document waarin we de huidige en de gewenste situatie hebben vastgelegd”, gaat Brouwer verder. “Deze blauwdruk hebben we zelf geschreven, onder goede begeleiding van Skopos. We wilden ons de materie namelijk eigen maken en dat kan niet als je het volledig uitbesteedt”, aldus Brouwer. “Een team van circa twintig Vepo-collega’s van verschillende disciplines heeft aan de blauwdruk gewerkt. Alle processen uit de organisatie moesten immers worden uitgewerkt – van het MT tot sales, van operations tot finance en IT. Skopos heeft voor deze key-users eerst diverse informatiebijeenkomsten georganiseerd. Vervolgens kregen we ‘huiswerkopdrachten’ die we onder hun begeleiding hebben uitgevoerd. Zo gingen we stap voor stap richting het eindresultaat. En in de tussentijd heeft Skopos ons goed leren kennen, waardoor ze voor ons een longlist konden maken van passende softwarepakketten en leveranciers.”

Van wensen en eisen naar longlist

“Die longlist heb ik samen met mijn collega Jelle Hollema opgesteld”, vertelt Ruessink. “Een zelfgebouwd systeem zoals ze bij Vepo Cheese hadden, heeft als nadeel dat het moeilijk te vervangen is. Vind namelijk maar eens iets dat alles kan wat in het in huidige systeem zit. Zo bevatte het oude systeem bijvoorbeeld een ERP, een WMS én een MES. Ons advies was om over te gaan op twee nieuwe systemen – een ERP met WMS en een MES – en om eerst het ERP-systeem te vervangen. Aan de hand van de wensen en eisen van Vepo Cheese hebben we daarvoor de longlist gemaakt.”

Meerwaarde in het beslissingsproces

Het team van Vepo Cheese heeft vervolgens de shortlist bepaald. Brouwer: “Alle mensen die aan de blauwdruk hebben gewerkt, hebben we ook betrokken bij de keuze voor het pakket. Dit zorgde voor draagvlak. Ook konden we zo maximaal gebruikmaken van de aanwezige kennis van het team. Skopos had vervolgens een mooie methodiek om ons te helpen in het beslissingsproces. Ze hebben voor de drie pakketten op onze shortlist een testscript gemaakt, bestaande uit opdrachten die vertegenwoordigers van het pakket tijdens een uitgebreide demo voor ons moesten uitvoeren. Zo waren die demo’s echt ingericht op onze praktijk en konden we heel goed inschatten welk pakket het beste zou aansluiten. De aanpak in dit beslissingsproces zie ik echt als een meerwaarde van Skopos. Zelf laat je een keer iemand een presentatie geven – dat is een stuk oppervlakkiger. Nu konden we écht toetsen op de inhoud. Daar plukken we straks de vruchten van.”

Contractonderhandeling met begeleiding

Uiteindelijk is de keuze op Microsoft Dynamics gevallen. “Samen met Skopos-directeur Ruud Haring heb ik de contractonderhandeling gedaan”, vertelt Brouwer. “Dat was een mooi samenspel van klant en adviseur. Ruud wees op de achilleshielen: de dingen in het contract waar we extra aandacht voor moesten hebben of waar we extra op moesten letten. Ik heb vaak contractonderhandelingen gedaan, maar IT-contracten zijn toch weer anders. Het was waardevol om gebruik te kunnen maken van de kennis en ervaring van Ruud. En het was ook mooi om dit samen te doen.”

Implementatiepartner met de juiste cultuur

Skopos heeft ook aanbevelingen gedaan voor implementatiepartners. Ruessink: “Daarbij hebben we goed gekeken naar de bedrijfscultuur binnen Vepo Cheese. Vervolgens hebben we implementatiepartners gezocht die op basis van die cultuur geschikt zouden zijn. De keuze is uiteindelijk gevallen op Cegeka. Dit bedrijf heeft veel ervaring in de foodindustrie en heeft die strakke, gestructureerde werkwijze waar Vepo Cheese baat bij heeft.”

Effectief projectmanagement

Op 1 oktober 2023 staat de livegang van Microsoft Dynamics gepland. “Tijdens het implementatietraject pakken wij het projectmanagement op. Ook begeleiden we de key-users, zodat die na livegang de rest van de organisatie kunnen opleiden”, aldus Ruessink. Brouwer vult aan: “Zonder deze effectieve begeleiding loop je het risico om uit de tijd te lopen. Dat wil je koste wat kost voorkomen, want vertraging kost geld. Dankzij de heldere voortgangsrapportages en de strakke vinger aan de pols van Skopos lopen we nog steeds op schema. Het wordt wel spannend, maar dat hoort er ook een beetje bij. Bovendien wijzen ze ons op dingen die potentieel fout kunnen gaan, waardoor we die op tijd kunnen tackelen. Dat is natuurlijk ook heel waardevol. En na 1 oktober is het werk natuurlijk nog niet klaar. We nemen eerst de tijd om fouten en onvolkomenheden uit het nieuwe ERP-systeem te halen, daarna gaan we verder met het vervangen van het MES. En dat doen we uiteraard ook weer in samenwerking met Skopos.”