Helder vastleggen afspraken binnen familiebedrijf ook belangrijk voor familieverhoudingen

Waarom afspraken maken?

De onderlinge verbondenheid en het vertrouwen dat daaruit voortvloeit staan mede aan de basis van het succes van veel familiebedrijven. Dat vertrouwen en het besef altijd als familie verbonden te blijven hebben vaak ook een dempende werking op conflicten. Ondanks dit onderlinge vertrouwen is het wel verstandig om heldere afspraken te maken en deze goed vast te leggen.

In de ideale wereld verlopen zaken rond het bedrijf altijd harmonieus en vindt besluitvorming constant in goed overleg plaats. Echter, de werkelijkheid blijkt weerbarstiger. Ook binnen familiebedrijven ontstaan er regelmatig spanningen. Vaak over de vraag wie er kan toetreden als bestuurder. Wat het goede moment is voor opvolging. En bij groei- en krimpvraagstukken. Voor dergelijke vraagstukken is de bestuurskamer of de aandeelhoudersvergadering (formeel) het domein. Maar deze spanningen kunnen een nog veel grotere impact hebben op de onderlinge familieverhoudingen.

Een belangrijke reden om afspraken te maken is om zoveel mogelijk te voorkomen dat dergelijke (zakelijke) afwegingen impact hebben op de omgang binnen de familie. Daar komt bij dat afwegingen vaak zorgvuldiger worden gemaakt als er nog geen concrete vraag is. Wanneer de keuze gemaakt moet worden of een naast familielid ‘in de zaak’ mag komen werken, is het lastiger om daar tegen te zijn als dat familielid al een naam en gezicht heeft. Dan wordt het al snel als een persoonlijke afwijzing opgevat. Wanneer je in een eerder stadium het gesprek voert over wie onder welke voorwaarden in de zaak mag komen werken, kan iedereen zich daar vrijer over uitspreken.

Hoe afspraken vastleggen?

Gemaakte afspraken kan men in verschillende documenten vastleggen. De statuten vormen vaak alleen een algemeen kader. Onder meer omdat wijzigen vaak moeilijk is en omdat de statuten openbaar zijn. Daarnaast is er het familiestatuut, waarin onder meer afspraken rond opvolging, kwaliteitseisen aan familieleden die de zaak in willen en een meer algemene toekomstvisie worden opgenomen. Over het familiestatuut is eerder op Fambizz.nl al uitvoerig geschreven, onder meer over dat het familiestatuut vaak geen of een beperkt juridisch karakter heeft. Het familiestatuut is daarmee vaak beperkt of niet juridisch afdwingbaar.

Tenslotte kunnen gemaakte afspraken in een aandeelhoudersovereenkomst worden vastgelegd. Hierbij gaat het om de afspraken die binnwn de onderlinge verhoudingen afdwingbaar moeten zijn. Op deze aandeelhoudersovereenkomst ga ik verder in. En besteed ik in het bijzonder aandacht aan de geschillenregeling die daarin opgenomen kan worden.

De aandeelhoudersovereenkomst

In de aandeelhoudersovereenkomst leggen de aandeelhouders van het familiebedrijf hun onderlinge afspraken vast. Die afspraken kunnen ook anderen dan de aandeelhouders raken. Bijvoorbeeld doordat er afspraken in staan over het vaststellen van een bestuursreglement – waaraan alle bestuurders zich daarna moeten houden. Ook wie aandeelhouders mogen zijn (of worden) kan in de aandeelhoudersovereenkomst terugkomen.

Met een goede aandeelhoudersovereenkomst kan men veel conflicten binnen het familiebedrijf voorkomen. Als op basis van de aandeelhoudersovereenkomst duidelijk is hoe besluitvorming plaatsvindt, leggen aandeelhouders zich veel sneller bij een voor hen ongunstig besluit neer. Een aandeelhoudersovereenkomst zorgt dus mede voor een scheiding tussen de zakelijke en persoonlijke relatie, waardoor de kans op conflicten die hoog oplopen veel kleiner is.

Indien conflicten zich uiteindelijk wél voordoen, bevat de aandeelhoudersovereenkomst een geschillenregeling. Die regeling moet een bestaande patstelling doorbreken. Immers, niemand is gebaat bij een slepend conflict waarbij de familiebanden onherstelbaar schade oplopen. Bovendien heeft een langlopend conflict binnen de familie vaak ook invloed op het bedrijf, door onrust op de werkvloer, verminderde scherpte in het bestuur en een gebrekkige visie.

De geschillenregeling: balanceren tussen twee uitersten

Als er geen geschillenregeling aanwezig is, moeten partijen er zelf, in onderling overleg, uit zien te komen. Maar goed, de aanleiding voor een conflict is in veel gevallen dat partijen er niet onderling uit kunnen komen. Ook van de (beperkte) wettelijk mogelijkheden in geval van conflicten tussen aandeelhouders onderling hoeft men weinig te verwachten. Voordat daarop een beroep gedaan kan worden, moet een situatie al zeer verregaand geëscaleerd zijn.

Een geschillenregeling in de aandeelhoudersovereenkomst is dus bij uitstek het middel om geschillen mee te beslechten en balanceert tussen twee uitersten. De regeling moet enerzijds partijen stimuleren om een oplossing te vinden, zodat ze samen verder kunnen. Anderzijds moet de regeling voor uiterste gevallen ook een concrete uitkomst bieden, om te voorkomen dat partijen tot elkaar veroordeeld blijven als er echt geen basis meer aanwezig is om samen op verder te gaan.

Conclusie

Met goede afspraken blijven veel conflicten binnen het familiebedrijf van een bescheiden omvang. Heldere afspraken voor alle partijen scheppen immers veel duidelijkheid. De route naar het maken van deze afspraken toe is voor alle partijen vaak ook een moment om samen helder te krijgen waar iedereen voor staat en wat men belangrijk vindt.

Heb jij behoefte aan een sparringpartner als het gaat om het maken van afspraken rond het familiebedrijf? Neem dan contact op met de specialisten van CROP. We denken graag met je mee.