Juridische zaken voor elkaar

 In Dossier: Expertartikelen, Expertartikelen

Als familiebedrijf wil je je richten op waar je het beste in bent: ondernemen. Het is vervelend als je wordt afgeleid door juridische bijzaken. Stel, je hebt een probleem met een klant of leverancier, maar je kunt het verkoopcontract niet meer terugvinden. Of er blijken verschillende versies van verouderde verkoopovereenkomsten binnen de onderneming te circuleren. Dit kun je vrij eenvoudig voorkomen.

Over het algemeen is het voeren van de juridische administratie niet de kernactiviteit van een onderneming. Het opzetten ervan en het bijhouden vergt de nodige energie en aandacht. Toch ontkom je er niet aan om dit op orde te krijgen en te houden want de samenleving krijgt met steeds meer juridische kwesties te maken. Beslissers binnen bedrijven moeten in toenemende mate op de hoogte zijn van de rechten en plichten die een onderneming heeft.

Ook binnen de juridische dienstverlening, die toch wel bekend staat als een beetje conservatief, dringt de informatie- en communicatietechnologie steeds verder door. Virtuele datarooms hebben hun intrede gedaan en inmiddels ontvangen bedrijven ook e-mails van hun juridisch adviseur. Sommige juridisch adviseurs werken zelfs al met flowcharts en mind maps om op eenvoudige wijze juridische processen en structuren inzichtelijk te maken voor ondernemers.

Legal management
Er zijn voor ondernemers allerlei interessante tools die behulpzaam zijn op het gebied van legal management. Te denken valt aan slimme online software applicaties die voor zowel het management als personeel beschikbaar zijn. Zo ontvang je bijvoorbeeld een e-mail alert als een contract verlengd of opgezegd moet worden. Of wat te denken van templates van contracten voor de salesorganisatie? Een overzicht van de juridische rechten en plichten van de onderneming in overzicht uitdraaien? Of de notulen van de bestuursvergadering op één plek beschikbaar hebben voor de juiste personen?

Online juridische afdeling
Bovenstaande voorbeelden zijn geen toekomstmuziek maar realiteit. Deze juridische systemen zijn op dit moment al tegen zeer redelijke prijzen beschikbaar. Je moet denken aan kosten van circa 50 euro per maand. De kosten hangen met name af van de keuzes die een onderneming maakt ten aanzien van implementatie en inrichting van de systemen. Wie het verleden achter zich wil laten en het systeem alleen wil inrichten voor de toekomst zal relatief goedkoop uit zijn. Maar ondernemers die ook het verleden willen vastleggen, moeten al gauw rekeninghouden met een eenmalige investering die kan variëren tussen de 2.500 en 25.000 euro. Afhankelijk van de kwaliteit van de beschikbare documentatie en de aanwezigheid van voldoende opgeleid personeel kan het bedrijf het systeem zelf bijhouden of de ondernemer kan ervoor kiezen dit uit te besteden.

Handige tools
De handige juridische tools helpen je er niet alleen aan herinneren als je actie moet ondernemen, het gaat verder dan dat. Met behulp van automatisering kun je op eenvoudige wijze een online juridische afdeling opzetten. In combinatie met een (externe) bedrijfsjurist die waar nodig advies geeft, heb je de juridische bedrijfsvoering op orde. Bovendien levert het een kostenbesparing op onder meer omdat de directe beschikbaarheid van de juiste documenten tijd bespaart en controle over je verkoopovereenkomsten risico’s vermindert. ‘The facts are ninety percent of the law’, zei een advocaat eens. En dat klopt. Als je dossiers en je juridische bedrijfsvoering op orde zijn dan sta je al met 1-0 voor. Verplichtingen en aansprakelijkheden zijn duidelijk en ondertussen kan de organisatie zich bezig houden met haar kernactiviteit: ondernemen.

Over de auteur: Reinoud van Servellen is zelfstandig bedrijfsjurist. Hij is gespecialiseerd in verbintenissenrecht in brede zin en fungeert als eerste aanspreekpunt voor juridische aangelegenheden bij verschillende bedrijven. Van Servellen studeerde rechten aan de Erasmus Universiteit Rotterdam (1999). In het verleden was hij onder meer advocaat bij AKD Prinsen Van Wijmen (2001-2004) en secretaris van de Raad van Bestuur bij Sdu N.V. (2005-2008). Sinds 2009 is hij partner en medeoprichter van Harvey Reynalds Legal B.V., een onafhankelijke, full-service bedrijfsjuridische dienstverlener.

 

Recommended Posts