Mifa Aluminium B.V. implementeert samen met Skopos succesvol een nieuw ERP-systeem

Na 25 jaar trouwe dienst was het bij Mifa, onderdeel van de beursgenoteerde onderneming Aalberts, tijd voor vernieuwing van het Enterprise Resource Planning-systeem (ERP). Met de ondersteuning van Skopos werd de digitale transformatie een succes.

Mifa is specialist in aluminium extrusieprofielen. Extrusie is: een vervormbaar materiaal door een matrijs (stalen mal) persen. Het Venlose bedrijf produceert compleet afgewerkte precisieproducten met maattoleranties vanaf ± 0,02 mm. Binnen Nederland én Europa zijn er bijna geen andere aluminiumextrusiebedrijven die zich kunnen meten met deze nauwkeurigheid. “Ik ken Skopos al heel lang”, begint Ronald Logtens, finance director bij Mifa. “Een jaar of tien geleden heeft Skopos-directeur Gerrit Vixseboxse bij ons een IT-landschappeninventarisatie gedaan. Zijn analyse en aanpak waren spot-on. Toen we naar een nieuw ERP-systeem zochten, was er dan ook geen enkele discussie over wie we als externe partner zouden aanhaken.”

Van verkenning naar concrete plannen

“Vanaf 2016 hebben we eerst zelf een tiental ERP-partijen uitgenodigd, om een beetje gevoel te krijgen bij wat er in de markt verkrijgbaar was”, vertelt Logtens. “Na alle presentaties maakten we een shortlist van drie pakketten die ons het meest geschikt leken. In 2018 lieten we een blauwdruk maken door Skopos, om al onze bedrijfsprocessen gedetailleerd in kaart te brengen. We wilden namelijk weten wat we écht nodig hadden én wat een nieuw systeem ons kon brengen. Vervolgens kwam in 2019 het zusterbedrijf Surface Treatment onder ons management. Daardoor kwam er een doelstelling bij. Surface Treatment werkte met een Duits maatwerkpakket, dat we niet in ons oude ERP-systeem wilden integreren. Een bijkomend voordeel van de implementatie van het nieuwe ERP-pakket was de verdere integratie van de twee bedrijven. Onder meer daardoor lag het project een tijdje stil. Na de coronapandemie  deden we met Skopos een fit-gap-analyse op de drie pakketten van onze shortlist. SAP viel voor ons af; zowel IFS als Microsoft Dynamics voldeden. Uiteindelijk kozen we voor Dynamics.”

Een gedegen voorbereiding

“De volgende stap was het vinden van de juiste implementatiepartner”, vult Eric te Velthuis aan. Hij is senior adviseur bij Skopos. “We hebben Mifa in die zoektocht begeleid en uiteindelijk viel de keuze op Fellowmind. Vervolgens namen we de tijd om de implementatie goed voor te bereiden. Om te beginnen keken we opnieuw naar de blauwdruk, want inmiddels was die immers al een paar jaar oud. Ook werkten we uit wat in welke fase opgeleverd moest worden, wat de key users moesten doen én wat er wanneer van hen werd verwacht. Deze uitgebreide voorbereiding zorgde ervoor dat het project daarna efficiënt verliep.” “Ook selecteerden we vier bedrijfsprocessen die Mifa écht Mifa maken”, vult Logtens aan. “We wilden namelijk aan de voorzijde alvast wat zekerheid inbouwen. Daarom hebben we onze vier meest cruciale processen in Dynamics al volledig ingericht. Toen die goed draaiden, wisten we zeker dat dit pakket voor ons de juiste keuze was. Bovendien sloten we zo uit dat er later in het project maatwerk nodig zou zijn.”

Een gezamenlijke ambitie

Als projectleider werkte Te Velthuis nauw samen met de key users en de product owner, en bewaakte hij het proces. Logtens: “Dat deed hij op een goede manier en met flinke toewijding – streng, maar rechtvaardig. Iedereen is druk, dus om het overzicht te bewaren is die externe begeleiding essentieel. Als ‘leek’ weet je ook niet waar je op moet letten. Eric nam waardevolle ervaring uit andere projecten mee. Voor de stuurgroep hebben we verder Gerrit gevraagd, die ons met zijn kennis van zaken en kritische vragen te stellen, heeft geholpen om slimme keuzes te maken. Wij, Skopos en Fellowmind, hadden de gezamenlijke ambitie om binnen de vooraf gestelde tijd en het budget onze implementatie te laten slagen. En dat is gelukt!”

Succesvolle livegang na spannende eindsprint

“Wel was de eindsprint nog even spannend”, blikt Logtens terug. “De key user die verantwoordelijk was voor de datamigratie kreeg een andere baan. Dat was schrikken, maar uiteindelijk konden we met de extra inzet van Skopos de achterstand wegwerken en waren we op tijd klaar voor de finale datamigratie. Na een zorgvuldige afweging, samen met al onze partners, besloten we om op 21 mei 2024 live te gaan. We hebben geen noemenswaardige problemen gehad en wat er nog wel moest gebeuren, hebben we snel opgelost. Ik spreek dan ook van een succesvolle livegang.”

De status na zes maanden

Te Velthuis: “Mijn inzet zou stoppen na de livegang, maar uiteindelijk begeleidde ik ook nog de opstart van fase twee van het project en bleef betrokken tot november 2024. Daarna zat onze taak als Skopos erop. De key users zitten wel nog steeds in hun projectrol, en dat zorgt voor continuïteit.” Logtens concludeert: “De samenwerking met Skopos was vanaf dag één goed. Het contact is bij vlagen zakelijk en formeel, maar altijd menselijk – heel prettig. Ook is er veel respect naar elkaar toe en luisteren ze bij Skopos goed naar onze behoeften. Wat ons nieuwe ERP-systeem betreft: je merkt nu pas, een half jaar na livegang, dat mensen de software geadopteerd hebben. Het duurt langer dan verwacht voordat mensen gewend waren aan het nieuwe systeem. Maar we zien nu dat het gemakkelijker gaat en kijken dan ook met een goed gevoel uit naar de toekomst.”