Skopos maakt digitale transformatie begrijpelijk voor familiebedrijven

Vixseboxse (54) begon Skopos ruim 22 jaar geleden. Dit na eerder gewerkt te hebben in de voedingsmiddelenindustrie, bij een familiebedrijf en in de halfgeleiderindustrie, bij een beursgenoteerd bedrijf. “Als bedrijfskundige kreeg ik veel met ERP-systemen te maken. Wat mij daarin aansprak, was dat het niet alleen ging over software, maar ook over processen en mensen.” De naam Skopos komt uit het oud-Grieks en betekent ‘verkenner’ of ‘gids’.

Sinds zeven jaar werkt Vixseboxse met Ruud Haring (57) als compagnon. Haring heeft een achtergrond binnen ICT- en consultancybedrijven. Dit in commerciële rollen en als consultant. Hierdoor kent hij de leveranciersmarkt goed. “Wij maken elkaar sterker”, zegt Vixseboxse. “Ik ben een vakidioot en sterk in de relaties. Ruud heeft focus, is doelgericht en heeft kracht in zijn handelen.”

Meer dan software alleen

Het team van Skopos, met een hoofdkantoor in het Overijsselse Hengelo, bestaat inmiddels uit achttien medewerkers. Zij helpen overal in het land, en soms ook internationaal, hun klanten. Deze klanten zijn vooral actief in de industrie, handel en zakelijke dienstverlening.

Het doel dat Skopos voor ogen heeft, is het continu verbeteren van de bedrijfsprocessen. Haring: “Wij kijken verder dan alleen de softwaresystemen, want dat is uiteindelijk gewoon gereedschap. Om er de maximale waarde uit te halen, moet je weten hoe de processen verlopen binnen je bedrijf en waar je naartoe wilt met die processen. Dan weet je ook welke informatie je nodig hebt, welke software het beste past en hoe je deze optimaal inzet.”

Bedrijfssoftware is echter geen Haarlemmerolie. “De totale driehoek mens-proces-informatievoorziening moet kloppen, deze keten is zo sterk als de zwakste schakel”, zegt Haring. Deze aandacht voor een bredere dynamiek komt ook van pas bij familiebedrijven, waar sprake is van speciale aandachtspunten. Skopos heeft ruime ervaring met deze aandachtspunten.

Haring: “De lange termijn en continuïteit zijn voor familiebedrijven belangrijk en ze zijn daardoor loyaal. Naar medewerkers en de lokale gemeenschap, maar ook bijvoorbeeld naar hun systeemleveranciers. Het gevolg is dat zij nogal eens werken met systemen die ver over de houdbaarheidsdatum heen zijn. En omdat er soms minder affiniteit is met ICT, is de bereidheid om te investeren in iets abstracts als software kleiner. Onbekend maakt onbemind, dus.”

Skopos: oog voor continuïteit

Vixseboxse: “Ik kan een voorbeeld geven van een bedrijf waarvan de ondernemer liever investeerde in iets tastbaars als een nieuwe machine, dan in abstracte materie zoals een ERP-systeem. Nou, wij maken die abstracte materie op een duidelijke en eerlijke manier begrijpelijk, zodat zij er niet meer omheen hoeven te lopen.”

Door niet te investeren in digitaliseren, nemen de risico’s toe. Hierdoor worden familiebedrijven kwetsbaar en komt de continuïteit in gevaar. “Door dat te benoemen, ontstaat een goed gesprek. We zien ook dat bedrijven die naast de traditionele bedrijfsvoering ook digitale kanalen weten te benutten, beter door de coronacrisis komen. Sterker nog, klanten van ons die de afgelopen jaren investeerden in digitale transformatie, zijn juist nu minder kwetsbaar gebleken. Zij zijn nu in staat om sterk te groeien. Familiebedrijven zijn doorgaans goed in staat om anticyclisch te investeren. Andere bedrijven richten zich soms meer op de korte termijn van de crisis. Zij schieten in een kramp en zetten investeringen stop. Familiebedrijven maken juist gebruik van de kracht van hun langetermijnvisie en sterke financiële basis.”

Het menselijke aspect

Oog voor het menselijke aspect van digitale transformatie is een vlak waarop Skopos uitblinkt. “De zachtste factor van de menselijke maat blijkt uiteindelijk vaak de hardste factor te zijn. Het meenemen van ondernemer, familie én informele organisatie in de digitale transformatie is hierbij essentieel”, zegt Vixseboxse. “Uniek voor familiebedrijven zijn de belangen van de familie, de eigenaars en het management binnen de organisatie. Daartussen is veel overlap en speelt ook de informele organisatie een rol. Soms komt er invloed van mensen waarvan je het in eerste instantie niet zou verwachten. Bijvoorbeeld doordat ze, naast het werk, sociaal erg actief zijn en op een heel andere wijze met directieleden optrekken. Zoals bijvoorbeeld bij de lokale vrijwillige brandweer, sportvereniging of een zangkoor. Die dynamiek kennen wij en daar houden wij ook rekening mee.”

Digitaliseren maakt weerbaar

Omdat familiebedrijven doorgaans beter zijn in evolutie dan in revolutie, is de digitale transformatie lastig. “Daar kun je niet helemaal omheen”, erkent Haring. “Een ERP-implementatie is toch een groot intern project dat alle facetten van de bedrijfsvoering raakt. Je gaat immers over naar een nieuw integraal systeem. Maar hoe langer je daarmee wacht, hoe groter de stap die je moet zetten.”

Om hierbij te helpen, wijst Skopos niet alleen op de risico’s van niets doen, maar juist ook op de kansen die een familiebedrijf kan benutten door te digitaliseren. “Ik kan voorbeelden geven van klanten die minder last hebben van de crisis, omdat zij gekozen hebben voor e-commerce, met een modern ondersteunend ERP-systeem. Juist door in te zetten op deze technologie zijn zij in staat om veel sneller te reageren op veranderde omstandigheden in de markt.”