Waarmee samenwerken? Iedere tool een eigen doel!

Waarmee samenwerken

Na twee eerdere blogs, over het verschil tussen digitaal en fysiek samenwerken en hoe organisaties beter digitaal kunnen samenwerken als een team, gaat Fambizz-partner Skopos in deze derde blog over digitaal samenwerken verder in op het gebruik van tools.

Digitaal communiceren kan op verschillende manieren en met behulp van verschillende tools. Denk hierbij aan (beeld)bellen via de telefoon, Zoom, de chatfunctie van Microsoft Teams, Skype voor Bedrijven, WhatsApp, e-mail, Trello, Asane, SharePoint/OneDrive: you name it.

Veel tools zijn momenteel in ontwikkeling, dus een vergelijkingsstudie laten we voor nu even achterwege. Een en ander hangt ook af van wat je doel is met de tool.

Hiermee komen we direct op het belangrijkste punt. Stel jezelf eerst de vraag: wat wil ik bereiken met het contactmoment? Dat kan van alles zijn.

  • Informatie delen.
  • Informatie opvragen.
  • Direct een antwoord op je vraag krijgen.
  • Ergens over discussiëren.
  • Ideeën uitwisselen/ brainstormen.
  • Tot een besluit komen.

Vervolgens kijk je welke tool hier het beste bij past.

Waarmee samenwerken? De keuze is reuze

‘I survived another meeting that should have been an e-mail’. Een tekst die geregeld op een t-shirt of koffiemok voorbijkomt.

Vrij vertaald: “Weer een overleg overleefd wat een mail had moeten zijn”.  Waarschijnlijk herkenbaar. We zitten allemaal weleens bij een online vergadering met lange presentaties die puur informatief zijn. Presentaties die je ook op kunt sturen!

Het voordeel daarvan is namelijk dat de ontvanger de presentatie op een voor hem of haar geschikt moment kan bekijken. De ontvanger kan vevrolgens vragen noteren en deze in een andere meeting stellen en te bespreken. Dit verhoogt de efficiëntie en effectiviteit van meetings aanzienlijk.

Organisaties die te maken hebben met tijdsverschillen, werken allang op deze manier. Zij richtten zich al langer op het werken op afstand. Simpelweg omdat vergaderen op een gemeenschappelijk tijdstip praktisch onmogelijk is.

Synchroon versus asynchroon communiceren

Wat leren de multionationals ons? Het gaat om het verschil tussen synchroon en asynchroon communiceren.

  • Synchroon communiceren wil zeggen dat de communicatie tussen verschillende personen direct en gelijktijdig plaatsvindt. Zoals bijvoorbeeld een telefoongesprek of een Zoom-meeting.
  • Asynchroon communiceren wil zeggen dat de communicatie tussen verschillende personen niet gelijktijdig plaatsvindt. Denk hierbij aan WhatsApp, e-mail of Slack.

In onderstaande figuur zie je de verschillende communicatietools en welk communicatiedoel ze dienen.

Communicatiedoel vs communicatietool

In de kolom links staan tools en manieren om te communiceren. De blauwe rij staat voor de communicatiedoelstellingen. Werk je toe naar het nemen van een beslissing? Dan is interactie van belang. Informatie delen is ook asynchroon mogelijk.

Tools in opkomst

Er zijn een paar tools in opkomst in het kader van digitaal samenwerken. Zoom, Microsoft Teams en Slack. Microsoft Teams is eigenlijk de vervanger voor Skype voor Bedrijven. In de praktijk gebruiken enkele grote organisaties nog steeds Skype voor Bedrijven.

Microsoft Teams

Microsoft Teams gaat veel verder dan Skype voor Bedrijven. Teams biedt allerlei integraties met andere Microsoft-producten. Dit geldt ook voor diverse apps zoals Trello en Asana. Deze laatste voorbeelden zijn meer projectmanagementtools, om taken en afspraken mee te managen.

Microsoft Teams is geïntegreerd met SharePoint en daarmee uitstekend geschikt voor het delen en bewerken van documenten (asynchroon). Microsoft Teams is dus ook geschikt voor het onderhouden van het versiebeheer van documenten.

Break-out

Zoom en Microsoft Teams kennen break-out-functies. Die zijn handig voor het werken met grote groepen die je, in kleine groepjes, een taak wilt geven. Of wanneer je met een kleine groep verder wilt discussiëren.

Slack

Slack is een beetje het systeem wat als voorbeeld diende om Microsoft Teams mee te ontwikkelen. Het bedrijfsleven maakt veel gebruik van Slack, maar is ondertussen qua aantallen gebruikers wel ingehaald door Microsoft Teams.

Formeel of informeel?

Blijft er een belangrijk aspect over: hoe zet je de tools in? Zakelijk of informeel? Denk hierbij eens aan WhatsApp. Zakelijke mededelingen en informele aankondigingen lopen hier makkelijk door elkaar heen. Wanneer dit hinderlijk is, is het verstandig om een zakelijke WhatsApp-groep aan te maken, naast de informele groep voor vakantiefoto’s en andere leuke, niet aan het werk gerelateerde, activiteiten.

Conclusie

Samenvattend: elk systeem en iedere tool heeft zo zijn eigen kwaliteiten en mogelijkheden. Kijk naar jouw communicatiebehoefte, maak een weloverwogen keuze en stem dit af met je medewerkers en/of projectleden. Dit voorkomt misverstanden.

Wanneer ik voor mezelf spreek, blijft eenvoud ook van belang. Zo verlang ik af en toe nog weleens terug naar Skype. En naar een telefoon waar je ‘gewoon’ goed mee belt. Een die niet opwarmt tegen je oor en met een batterij die het wél drie dagen volhoudt.

De trend lijkt om veel mogelijkheden te verzamelen in één tool. Of om veel zaken aan elkaar te koppelen via applicaties. Doet mij altijd een beetje denken aan een keukenmachine: hij kan alles, maar blinkt nergens in uit. Of klinkt dat heel ouderwets?

Blijf op de hoogte met onze maandelijkse nieuwsbrief